Q　業者からの請求書について請求金額に誤りが生じていたことが判明しました。今後請求書の点検を行おうと思うのですが、留意すべき点は何でしょうか？　

 

A　別のソースからの証憑を照合する点がポイントになります。

 

 

〈解説〉

 

　購買活動の一環である請求書の検証は、重要な業務です。業者側の請求誤りによる過大請求も存在することから、請求書通りに何の確認もせずに支払を行うのは好ましくありません。

例えば請求書の点検として、請求書と業者からもらった納品内訳を照合したとすれば、何れも相手業者から発行されたものであるため両者は当然一致することとなり、請求書の点検としては不十分です。そのようなケースの場合、実際の納品の事実に基づく請求が行われているかが重要となってくるのであり、請求書（請求明細）と実際に納品された納品書等を照合することが重要となります。納品書は、納品時の検収がきちんと行われていることが前提となります。検収が行われていない(とりあえずサインをする等、形式的な検収を含む)納品書と請求書を照合しても、請求書の検証を行ったとはいえないため、検収業務についてきちんと整備することは必須となります。

　実際に業者からの請求書について誤りが生じるケースとして?数量、品名の間違い、?単価の間違い、?納品と検収のずれ、などが考えられます。

　?及び?については、検収済みの納品書と請求書を照合することで誤りがないか確認できます。発注書(発注データ等含む)を納品時の検収に使用している場合など、納品総額を把握できるようなシステムが法人によっては存在するかと思います。そのような場合には、納品総額と請求総額を照合し、差異が生じている時には個別に調査する方法も有効です。効率的な方法は各法人でご検討下さい。ただし、?については、納品書に単価が記載されていない場合もあります。そのような場合には発注システム等の単価マスターとの照合が必要になります。単価マスターについては、定期的に単価が更新されているかなど、正しい単価となっているかの確認が必要です。

　?については、債務を検収基準により認識している場合に起こりえます。請求書の締め日に納品は行われたが、検収が締め日後になり請求金額に差異が生じる場合です。そのような場合には、実際の検収日を確認することで差異が判明します。

 

今回は請求書について述べましたが、点検するものと異なるソースからの証憑を照合することは、その他の点検を行う場合にも共通しますのでご留意下さい。