帳簿書類の保存期間についてお問い合わせをいただく機会があったため、今回簡単にではありますが法律上の会計帳簿等の保存期間についてまとめました。ご参考いただければ幸いです。

 

１．保管期間

 

　会社法上は「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」と「計算書類及びその附属明細書」を10年間保存するように規定しています。＜会社法４３２条＞

　また、税法上は青色申告をする場合、帳簿書類について７年間の保存義務を規定しています。＜法人税法施行規則５９条・所得税法施行規則６３条＞

よって、決算書や総勘定元帳、各種補助簿、仕訳帳等については、会社法に基づき10年間の保存が必要であり、領収書、請求書、預貯金通帳等については税法に基づき7年間の保存が必要ということとなります。

　また、平成23年12月税制改正により、青色欠損金、災害欠損金及び連結欠損金の繰越期間が、平成24年4月1日以後に開始する事業年度からは、平成20年4月1日以後に終了した事業年度において生じた欠損金の繰越控除の期間が９年間に延長されました。この適用要件として、一定の帳簿書類の保存が必要とされていますので、この「欠損金の繰越控除」の適用を受けるには、９年間の保存が必要です。欠損金の繰越控除についての詳細は国税庁のホームページ、taxアンサー「No.5762　青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越控除」をご確認下さい。

 

２．保存方法

 

　税法上、帳簿書類の保存方法は、原則的に紙での保存になります。そのため、パソコンを使って作成した帳簿書類も原則として紙に印刷して保存します。

　しかし、自己が最初の記録段階から一貫して電磁的記録によりコンピュータを使用して作成する帳簿書類については、サーバ、DVD、CDなどの媒体に記録した電磁的記録（電子データ）のままで保管することができます。この電磁的記録による保存を行うには、一定の保存要件を満たし、税務署へ申請書を提出し承認を受けることが必要となります。詳細は国税庁のtaxアンサー「No.5930　帳簿書類等の保存期間及び保存方法」をご確認下さい。

 

 

（濱谷　学）